ส่งเอกสารให้ลูกค้าแบบทันใจ โดยการส่งอีเมล์ผ่านโปรแกรม myCRM
โปรแกรม myCRM มีระบบที่สามารถส่งอีเมลให้กับลูกค้าได้ทันที หลังจากบันทึกเอกสารเสร็จแล้ว โดยโปรแกรมจะช่วยอำนวยความสะดวกทั้งในเรื่องของการสร้างเอกสาร และการส่งอีเมล ทำให้เอกสารไปถึงลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เรามาเริ่มศึกษาการส่งอีเมลผ่านโปรแกรม myCRM ไปพร้อมกันเลยค่ะ
ตัวอย่างการส่งอีเมลเอกสารใบเสนอราคา
เมื่อทำใบเสนอราคาและได้บันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ในหน้ารายละเอียดใบเสนอราคาที่ส่วนจัดการข้อมูลด้านขวา จะมีเมนู “ Print/Send Email ” ให้ผู้ใช้กดที่เมนูนี้
เมื่อกดแล้ว จะมีป๊อปอัพแจ้งให้เลือกแบบฟอร์ม และรูปแบบฟอร์มก่อน
เมื่อผู้ใช้เลือกแล้ว ระบบจะแสดงเอกสารใบเสนอราคา
จากนั้นให้สังเกตที่ด้านขวาของเอกสาร โปรแกรมจะแสดงเมนูให้เลือก ได้แก่ ส่งอีเมล, พิมพ์เอกสาร และดาวน์โหลดเอกสาร
ให้ผู้ใช้กดที่เมนูส่งอีเมล (รูปซองจดหมาย)
เมื่อเลือกเสร็จ ระบบจะแสดงหน้าจอสำหรับกรอกรายละเอียดในการส่งอีเมล ดังนี้
ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงอีเมลเริ่มต้นที่ทางโปรแกรมกำหนดไว้ได้ค่ะ
-
To : คืออีเมลของลูกค้า ดึงข้อมูลมาจากรายละเอียดลูกค้า
-
CC : คืออีเมลผู้รับผิดชอบใบเสนอราคา ดึงข้อมูลมาจากรายละเอียดพนักงาน
-
BCC : คืออีเมลของผู้จัดการ ดึงข้อมูลมาจากรายละเอียดพนักงานที่มีตำแหน่งเป็นผู้จัดการ อีเมลนี้จะไม่แสดงให้ลูกค้าเห็น
-
Subject : คือหัวข้ออีเมลที่จะส่งให้ลูกค้า
นอกจากจะกำหนดอีเมลเริ่มต้นให้แล้ว โปรแกรมจะมีการทำเอกสารออกมาเป็นไฟล์ PDF และแนบไฟล์ให้อัตโนมัติ
ส่วนสุดท้ายจะเป็นส่วนสำหรับเพิ่มรายละเอียดของอีเมล ผู้ใช้สามารถกรอกข้อความ, เพิ่มรูปภาพหรือแนบลิงก์ได้เลยค่ะ
เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กดที่เมนู “ ส่ง ” ค่ะ
ตัวอย่าง อีเมลใบเสนอราคาที่ส่งจากโปรแกรม myCRM
การแสดงข้อมูลในอีเมล
เพียงเท่านี้ลูกค้าก็จะได้รับเอกสารจากคุณได้อย่างรวดเร็ว ช่วยสร้างความประทับใจให้ลูกค้า ช่วยให้ลูกค้าตัดสินใจเร็วขึ้น แถมคุณอาจจะปิดการขายสำเร็จได้เร็วขึ้นอีกด้วย
