แก้ไขเลข Running แบบแยกบริษัท ได้อย่างไร?
โปรแกรม myCRM รองรับการกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสารได้หลากหลาย ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบที่ต้องการได้
โดยระบบจะมีการกำหนดรูปแบบเริ่มต้นให้ และได้มีฟีเจอร์ใหม่ ผู้ใช้สามารถตั้งค่าเลขที่เอกสารแบบแยกตามบริษัทได้ ในกรณีผู้ใช้มีสาขาหรือบริษัทย่อย เพื่อเพิ่มความสะดวกมากขึ้น
ผู้ใช้ต้องการเพิ่มหรือแก้ไข สามารถเข้าไปกำหนดได้ที่ "ตั้งค่าระบบทั่วไป" เลือก "เลข Running"
จากนั้นให้ผู้ใช้เลือกรายการเลขที่เอกสาร ที่ต้องการแก้ไขการตั้งค่าให้กดที่ปุ่ม "แก้ไข" (รูปดินสอ) หน้ารายการเลขที่เอกสารที่ต้องการ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างเมนู ใบเสนอราคา
เมื่อกดปุ่ม "แก้ไข"แล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลโดยแยกเป็น 2 แถบ ดังนี้
1. ส่วนแสดงรายละเอียด การตั้งค่า การข้ามเลขที่เอกสาร การเรียกใช้ และคำอธิบายเพิ่มเติม
ในส่วนของการตั้งค่า การข้ามเลขที่เอกสารสามารถเลือกได้ 3 รูปแบบ คือ
- อนุญาต คือ อนุญาตให้ข้ามเลขที่เอกสารได้
- ไม่อนุญาต คือ ไม่อนุญาตให้ข้ามเลขที่เอกสาร ระบบจะกำหนดเลขที่เอกสารเริ่มต้นเป็นเลขที่เอกสารที่ใช้งานได้เท่านั้น
- แจ้งเตือน คือ อนุญาตให้ข้ามเลขที่เอกสารได้ แต่ระบบจะแสดง Popup ให้ยืนยันการข้ามเลขที่เอกสารก่อน
การเรียกใช้ สามารถเลือกได้ 2 รูปแบบ คือ
1. ทุกบริษัท คือ ทุกสาขาหรือทุกบริษัทที่มีในระบบ จะใช้รหัสที่ตั้งค่าไว้เป็นเลขเอกสารเดียวกันเทั้งหมด
2. แยกบริษัท คือ แต่ละบริษัทตั้งค่าเลขที่เอกสารแยกไว้ เป็นการตั้งค่าเลขที่เอกสารที่ระบุใช้สำหรับของแต่ละบริษัทที่ตั้งค่าไว้ เท่านั้น
ในที่นี้ขอยกตัวอย่างการเพิ่มเลขที่เอกสารแบบแยกบริษัท
2. ส่วนแสดงรูปแบบ Running ผู้ใช้สามารถเข้ามาเพิ่มหรือแก้ไขเลขที่เอกสารได้ตรงส่วนนี้
ในหน้านี้ให้ผู้ใช้กดปุ่มเพิ่มข้อมูล สัญลักษณ์ (+) ตามรูป
ระบบแสดงส่วนการจัดการสร้างรูปแบบ Running ให้ผู้ใช้จัดการข้อมูล ดังนี้
1.บริษัท เลือกบริษัทย่อยหรือสาขาที่มี
2.อักขระหน้า ในกรณีเพิ่มเลขที่เอกสารบริษัทใหม่จะต้อง "เลือก" ค่าเริ่มต้นด้วย
3.สัญลักษณ์ จะใช้ขั้นระหว่างตัวอักษรกับวันที่
4.เริ่ม Running ใหม่ คือ ผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าจะให้รูปแบบเลขที่เอกสารรันใหม่ตามรูปแบบใด โดยจะมี
- วันใหม่
- เดือนใหม่
- ปีใหม่
5.รูปแบบวันที่
6.สัญลักษณ์ จะใช้ขั้นระหว่างวันที่กับเลข Running
7.รูปแบบRunning ผู้ใช้สามารถเลือกได้จะใช้เลขrunningกี่ตำแหน่ง
8.เริ่มนับจาก สามารถเลือกได้ว่าเอกสารที่จะทำต้องการให้เริ่มนับเอกสารตั้งแต่เลขอะไร
9.อักขระหลัง
10.คำอธิบาย
เมื่อผู้ใช้ตั้งค่าเลข Running ครบทุกบริษัทแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูล รูปแบบเลข Running ของแต่ละบริษัทไว้ให้
โดยเลขที่เอกสารจะเริ่มนับก็ต่อเมื่อผู้ใช้เปลี่ยนบริษัทเป็นบริษัทนั้นๆ ถึงจะมีการรันเลขตามที่ตั้งค่าไว้ของแต่ละบริษัท
ตัวอย่าง การทำเอกสารใบเสนอราคา ของบริษัท โปรซอฟท์ โฮม จำกัด
ตัวอย่าง การทำเอกสารใบเสนอราคา ของบริษัท โปรซอฟท์ พานิช จำกัด
