การอัปเดตและติดตามสถานะการขายของพนักงานด้วยระบบโอกาสทางการขาย
ระบบโอกาสทางการขาย เป็นอีกระบบหนึ่งที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่พนักงานขาย เพราะในแต่ละวันพนักงานขายแต่ละคนจะมีการติดต่อกับลูกค้าหลายราย ซึ่งระบบนี้จะช่วยให้พนักงานขายสามารถติดตามการขายของตนเองได้ โดยไม่ต้องเสียเวลากับการจดบันทึกในสมุดหรือบันทึกไว้ในโทรศัพท์ซ้ำๆ เพียงแค่เข้ามาอัปเดตสถานะการขายของตนเอง
นอกจากจะเป็นประโยชน์ต่อพนักงานขายแล้ว ยังช่วยให้หัวหน้าทีมขายหรือผู้บริการติดตามกระบวนการขายของพนักงานได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องเข้าไปสอบถามพนักงานขายทีละคน แค่ลงชื่อเข้าใช้งานในระบบแล้วค้นหาข้อมูลพนักงานขายหรือข้อมูลลูกค้าที่ระบบโอกาสทางการขายเพียงเท่านี้ก็สามารถทราบกระบวนการขายของพนักงานแต่ละคนได้แล้ว
เมื่อมีลูกค้าติดต่อเข้ามา ขั้นตอนแรกต้องบันทึกข้อมูลลูกค้าก่อน หลังจากนั้นก็ไปสร้างข้อมูลโอกาสทางการขาย เพื่อระบุว่ามีการขายเกิดขึ้นกับลูกค้ารายนี้ โดยในหน้าจอสร้างข้อมูล ระบบจะให้เลือกสถานะโอกาสทางการขาย (ระบบมีการกำหนดค่าเริ่มต้นไว้ให้ ผู้ใช้สามารถแก้ไขได้)
เมื่อบันทึกข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงสถานะโอกาสทางการขาย ที่แสดงให้เห็นถึงกระบวนการขายในขั้นตอนต่างๆ
พร้อมทั้งแสดงค่าความเป็นไปได้ของการขายเป็น % (ผู้ใช้สามารถตั้งค่าสถานะโอกาสทางการขายและกำหนดค่าความเป็นไปได้ตามหัวข้อด้านล่าง)
เมื่อมีการติดต่อกับลูกค้า โดยครั้งแรกพนักงานขายอาจจะบันทึกสถานะโอกาสทางการขายเป็น “สนใจ, นำเสนอ, ส่ง Email” ก่อน ต่อมาเมื่อลูกค้าบอกว่าต้องการใบเสนอราคา พนักงานขายก็สามารถเข้ามาอัปเดตสถานะเป็น “เสนอราคา” ได้ หลังจากเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ถ้าลูกค้าบอกว่าขอพิจารณาดูก่อน พนักงานขายก็อัปเดตสถานะเป็น “พิจารณา และเปรียบเทียบ” สามารถอัพเดทสถานะได้เรื่อยๆ จนกว่าจะปิดการขาย
สามารถอัพเดทสถานะได้ในหน้าจอแก้ไขและหน้าจอแสดงรายละเอียดโอกาสทางการขายที่ส่วนจัดการด้านขวา
ทั้งนี้ เมื่อมีการอัปเดตสถานะการขาย พนักงานขายสามารถดูประวัติสถานะโอกาสทางการขายของลูกค้าได้จากส่วนจัดการข้อมูลด้านขวา
การตั้งค่าสถานะโอกาสทางการขาย
เมื่อต้องการสถานะโอกาสทางการขายอื่นนอกเหนือจากที่ระบบกำหนดไว้ให้ ผู้ใช้สามารถเข้าไปกำหนดได้ที่ ตั้งค่าข้อมูลการขาย> ตั้งค่าข้อมูลโอกาสทางการขาย> สถานะโอกาสทางการขาย
ระบบจะกำหนดข้อมูลเริ่มต้นให้บางส่วน ผู้ใช้สามารถเพิ่ม (New) แก้ไข (Edit) หรือลบ (Delete)
การปิดการขายจะมี 2 สถานะ คือ ปิดการขายไม่สำเร็จเป็น 0 และ ปิดการขายสำเร็จเป็น 100
ผู้ใช้สามารถกำหนดให้สถานะโอกาสทางการขายที่ต้องการเป็นค่าเริ่มต้นเองได้ โดยค่าเริ่มต้นจะมีเพียงสถานะเดียว ซึ่งเวลาเปิดโอกาสทางการขายระบบจะแสดงสถานะที่เป็นค่าเริ่มต้นก่อน
การอัปเดตสถานะการขายของพนักงานขายแต่ละคนจะทำให้รู้ถึงกระบวนการต่อไปที่จะทำให้อนาคตได้ และทำให้สามารถวางแผนการขายเพื่อให้ปิดการขายได้สำเร็จ
