วิธีการเพิ่มและแก้ไขรูปแบบเลขที่เอกสาร (เลข Running)

ระบบ myCRM รองรับการกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสารได้หลากหลาย ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบที่ต้องการได้

โดยระบบจะมีการกำหนดรูปแบบเริ่มต้นให้ หากผู้ใช้ต้องการเพิ่มหรือแก้ไข สามารถเข้าไปกำหนดได้ที่ “ตั้งค่าระบบทั่วไป” เลือก “เลข Running”

ระบบแสดงรายการเลขที่เอกสารที่สามารถกำหนดรูปแบบด้วยตนเองได้ เมื่อผู้ใช้ต้องการเพิ่มหรือแก้ไขให้กดที่ปุ่ม “แก้ไข” (รูปดินสอ) หน้ารายการเลขที่เอกสารที่ต้องการ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างเมนูบริษัท (Account)

เมื่อกดปุ่ม “แก้ไข”แล้ว ระบบจะแสดงข้อมูลโดยแยกเป็น 2 แถบ ดังนี้

แถบแรกเป็นส่วนแสดงรายละเอียดการตั้งค่า การข้ามเลขที่เอกสารและคำอธิบายเพิ่มเติม



ในส่วนของการตั้งค่าการข้ามเลขที่เอกสารสามารถเลือกได้ 3 รูปแบบ ดังนี้

1. ใช่ คือ อนุญาตให้ข้ามเลขที่เอกสารได้

2. ไม่ใช่ คือ ไม่อนุญาตให้ข้ามเลขที่เอกสาร ระบบจะกำหนดเลขที่เอกสารเริ่มต้นเป็นเลขที่เอกสารที่ใช้งานได้เท่านั้น

3. มีการแจ้งเตือน คือ อนุญาตให้ข้ามเลขที่เอกสารได้ แต่ระบบจะแสดง Popup ให้ยืนยันการข้ามเลขที่เอกสารก่อน

แถบที่สอง เป็นการกำหนดรูปแบบเลขที่เอกสาร ผู้ใช้สามารถแก้ไขเลขที่เอกสารเริ่มต้นที่ระบบกำหนดให้ได้ โดยกดปุ่ม “แก้ไข” (รูปดินสอ)

ระบบจะแสดงหน้าจอแก้ไขรูปแบบเลขที่เอกสาร ผู้ใช้สามารถกำหนดรูปแบบใหม่หรือแก้ไขรูปแบบเดิมได้

หากผู้ใช้ต้องการเพิ่มรูปแบบเลขที่เอกสารก็สามารถทำได้ โดยกดปุ่ม “เพิ่ม” (เครื่องหมายบวก)

ระบบจะแสดงหน้าจอสร้างรูปแบบเลขที่เอกสารให้ผู้ใช้กำหนดรูปแบบใหม่

ในกรณีที่ผู้ใช้ บันทึกรูปแบบเลขที่เอกสารใหม่แล้วต้องการเปิดใช้งาน ให้เลือก Checkbox "ค่าเริ่มต้น"

เมื่อผู้ใช้สร้างรูปแบบเลขที่เอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม “ตกลง”

ระบบจะแสดงรายการรูปแบบเลขที่เอกสารที่เพิ่มเข้ามาใหม่

กรณีที่ผู้ใช้ต้องการลบรูปแบบเลขที่เอกสารก็สามารถทำได้ โดยกดปุ่ม “ลบ” (รูปถังขยะ)

เมื่อตรวจสอบข้อมูลถูกต้องแล้ว กดปุ่ม "บันทึก"

ในส่วนของการแสดงรูปแบบเลขที่เอกสารที่ผู้ใช้ตั้งค่าข้างต้น จะปรากฎเมื่อผู้ใช้สร้างข้อมูลบริษัท (Account)รูปแบบที่กำหนดจะแสดงในช่องรหัสบริษัท (Account)โดยระบบจะแสดงรูปแบบเลขที่เอกสารที่ผู้ใช้กำหนดให้เป็นค่าเริ่มต้นเป็นรูปแบบแรก

ส่วนรูปแบบเลขที่เอกสารที่ผู้ใช้เพิ่มขึ้นมาและไม่ได้ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ก็สามารถนำมาใช้งานได้เช่นกัน โดยผู้ใช้สามารถพิมพ์ตัวอักษรหรืออักขระตัวหน้าเข้าไปในช่องรหัสบริษัท (Account) เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลและตรงกับรูปแบบที่ผู้ใช้กำหนดไว้ ระบบก็จะแสดงรูปแบบเลขที่เอกสารนั้นให้ผู้ใช้เลือก

เมื่อผู้ใช้เลือกใช้งานรูปแบบเลขที่เอกสารที่ไม่ได้เป็นค่าเริ่มต้น ระบบก็จะทำการ Run เลขที่เอกสารให้อัตโนมัติเช่นกัน จากนั้นก็กรอกข้อมูลผู้ติดต่อได้ตามปกติ

ในระบบก็จะมีข้อมูลบริษัท (Account) ที่มีรหัสแตกต่างกัน ซึ่งผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลโดยแยกตามรหัสบริษัท (Account) ได้

ในการเพิ่มรูปแบบเลขที่เอกสารที่แตกต่างกันนั้น จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถแยกกลุ่มบริษัทได้สะดวกยิ่งขึ้น เช่น กลุ่มของบริษัทใหม่อาจจะขึ้นต้นด้วย ACCyyyymmdd-001 และกลุ่มบริษัทเก่าอาจกำหนดตามตัวอักษรขึ้นต้น เช่น บริษัท บุริยา อินเตอร์เทรดดิ้ง จำกัด ตัวอักษร B กำหนดเลข Running คือ Bmmyy-001 เป็นต้น