คู่มือเริ่มใช้ myCRM ออนไลน์ (หน้าเดียวจบ)

ยินดีต้อนรับสู่ myCRM

เรามีความยินดีเป็นอย่างยิ่งที่ท่านสนใจลงทะเบียนใช้ “myCRM โปรแกรมบริหารลูกค้าสัมพันธ์ออนไลน์” กับเรา โดย myCRM ของเรานั้น ถูกพัฒนาด้วยนักพัฒนาไทย ที่เล็งเห็นความสำคัญเกี่ยวกับเครื่องมือบริหารข้อมูลลูกค้าซึ่งส่วนใหญ่มีแต่เครื่องมือจากต่างประเทศ ซึ่งคุณสมบัติการใช้งานไม่ค่อยเหมาะกับลักษณะธุรกิจของไทยและโปรแกรมมีราคาค่อนข้างสูง

myCRM เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงานขายสามารถบันทึกข้อมูลลูกค้า คัดกรองข้อมูลลูกค้า เปิดโอกาสทางการขาย ออกเอกสารประกอบการขาย บันทึกกิจกรรม และดูรายงานด้านการขาย คุณสมบัติโปรแกรม โดยไม่ต้องลงทุนเยอะ (เริ่มต้นที่ 3,600 บาท/ปี) ราคาแพ็กเกจ

จุดเด่นอีกอย่างของ myCRM คือ เราเป็นระบบออนไลน์ใช้งานบนเว็บไซต์ สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลาที่มีอินเตอร์เน็ต ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม ไม่ต้องซื้อเครื่อง Server  ไม่ต้องจ้าง Programmer เพราะเรามีเจ้าหน้าที่คอยแก้ปัญหาและให้ความช่วยเหลือระหว่างใช้งาน

คู่มือเริ่มใช้ myCRM ออนไลน์ (หน้าเดียวจบ) ประกอบไปด้วย

1. การตั้งค่าระบบก่อนการใช้งาน

2. การบันทึกข้อมูลลูกค้า

3. การเปิดเอกสารทางการขาย

4. การบันทึกกิจกรรมประกอบการขาย

5. การดูรายงานออนไลน์

หากต้องการศึกษาคู่มือการใช้งานโดยละเอียดทุกระบบ สามารถดาวน์โหลดคู่มือได้ที่นี่

สิ่งที่ควรทราบก่อนใช้งาน myCRM

1. myCRM เป็นโปรแกรมทำงานบนเว็บไซต์ เพื่อประสิทธิภาพ ความราบรื่นในการใช้งานสูงสุด แนะนำให้ใช้ Google Chrome ในการใช้งานโปรแกรม
   
   
   
   

2. myCRM ใช้ Pop-up ในการทำงานเป็นหลัก ควรเปิดการใช้งาน Pop-up ก่อนการใช้งาน
   
   
   
   

3. ผู้ใช้งานที่สมัครสมาชิกแล้วเปิดใช้งาน myCRM เราจะเรียกว่า “ผู้ดูแลระบบ” โดย ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าเข้าใช้งานได้ทุกระบบ และสามารถเพิ่ม “ผู้ใช้งาน” รายอื่นเข้ามาใช้ในบัญชีการใช้งานเดียวกันได้

ตั้งค่าระบบก่อนการใช้งาน

ในขั้นตอนการสมัครสมาชิกใช้งาน myCRM ผู้ใช้ควรกรอกข้อมูลในแบบฟอร์มให้ครบถ้วน เนื่องจากข้อมูลเหล่านั้นจะถูกนำไปใช้ในการตั้งค่าเริ่มต้นของบัญชีการใช้งาน เช่น ชื่อบริษัท  โลโก้บริษัท ข้อมูลหัวเอกสาร และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี เป็นต้น

ตั้งค่าข้อมูลบริษัทเริ่มต้น

ข้อมูลเริ่มต้นของบริษัทจะถูกตั้งค่าเริ่มต้นหลังจากการเปิดใช้งานโปรแกรม  ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าไปตรวจสอบแก้ไขรายละเอียดข้อมูลบริษัท

โดยไปที่เมนู ตั้งค่า > จัดการข้อมูลบริษัท > บริษัท > กดแก้ไขที่รายการบริษัท > กรอกข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วน ได้แก่

1. แท็บรายละเอียด:  ชื่อบริษัท  เลขประจำตัวผู้เสียภาษี  เบอร์โทร  อีเมล์และโลโก้บริษัท

2. แท็บข้อมูลในเอกสาร:  กรอกที่อยู่ในหัวเอกสาร (สูงสุด 3 บรรทัด โดยไม่ต้องใส่ชื่อบริษัท)

3. แท็บปฏิทินบริษัท

ส่วนแท็บอื่นๆ ต้องทำการบันทึกข้อมูลพนักงานก่อนถึงจะเข้ามาตั้งค่าส่วนนี้ได้

สร้างผู้ใช้งาน (พนักงาน)

การเพิ่มผู้ใช้งานใน myCRM ครั้งแรก สามารถเพิ่มได้สูงสุด 2 ผู้ใช้ (รวมกับผู้ดูแลระบบเป็น 3 ผู้ใช้)

โดยไปที่เมนู ตั้งค่า > จัดการข้อมูลบริษัท > พนักงาน > กดสร้างพนักงาน > กรอกข้อมูลสำคัญให้ครบ ได้แก่

1. แท็บรายละเอียด:  

Username, Password (ใช้ในการ Login เข้าสู่ระบบ)

รหัสพนักงาน  ชื่อ-นามสกุล  อีเมล์  เบอร์โทร   

ลายเซ็น (สำหรับแสดงในเอกสารการขาย)

ประเภทพนักงาน:  พนักงานทั่วไป หรือ ผู้จัดการ (สามารถดูรายงานผ่านมือถือได้)

2. แท็บบริษัท: เพิ่มบริษัท หน่วยงาน และตำแหน่งาน เพื่อให้พนักงานสามารถ Login เข้าใช้งานบริษัทที่เลือกได้

กดปุ่ม “+” > เลือกบริษัท  > เลือกหน่วยงาน > เลือกตำแหน่งงาน

เมื่อกดบันทึกแล้วระบบจะส่ง Username และ Password ไปยังอีเมล์ของพนักงานคนนั้นให้รับทราบ ดังนั้นข้อมูลที่ใช้กรอกควรเป็นข้อมูลที่ใช้งานได้จริง

ตั้งค่าสิทธิ์การใช้งาน

การตั้งค่าสิทธิ์การใช้งานประกอบไปด้วย การตั้งค่าการเข้าถึง การดูรายละเอียด การสร้าง การแก้ไข การลบ การนำเข้า และการนำออกข้อมูล

โดยไปที่เมนู ตั้งค่า > จัดการข้อมูลบริษัท > สิทธิ์การใช้งาน > กดสร้างสิทธิ์การใช้งาน > กรอกข้อมูลสำคัญให้ครบถ้วน ได้แก่

1. แท็บรายละเอียด:  ชื่อสิทธิ์การใช้งาน บริษัท กำหนดสิทธิ์ในการใช้งาน

เลือกรายการแอปพลิเคชั่นด้านซ้ายมือ > กำหนดสิทธิ์การใช้งานของแต่ละเมนูย่อยทางด้านขวา

การเข้าถึง : พนักงานสามารถเข้าหน้าจอแสดงรายการ (List) ได้

ดูรายละเอียด : พนักงานสามารถดูรายละเอียด (Detail) ได้
สร้าง :  พนักงานสามารถสร้างข้อมูล (New) ได้

แก้ไข :   พนักงานสามารถแก้ไขขอมูล (Edit) ได้ 

ลบ :  พนักงานสามารถลบข้อมูล (Delete) ได้

นำเข้า :  เพนักงานสามารถนำเข้าข้อมูล  (Import) ได้

นำออก :  พนักงานสามารถนำออกข้อมูล (Export) ได้

2.แท็บพนักงาน:  เพิ่มพนักงาน เพื่อกำหนดสิทธิ์ในการใช้งาน

กดปุ่ม “+” > เลือกพนักงาน

ตั้งค่าสินค้า

ใน myCRM ผู้ใช้สามารถเพิ่มสินค้าได้ไม่จำกัดจำนวน หากสินค้ามีปริมาณมากแนะนำให้ใช้วิธีการ Import ข้อมูลสินค้าผ่านไฟล์ Excel
โดยไปที่เมนู ตั้งค่า > จัดการข้อมูลสินค้า > สินค้า > นำเข้าสินค้า

การ Import ข้อมูลสินค้าแต่ละครั้งควรไม่เกิน 200 รายการ และควรทดสอบ Import ข้อมูลสัก 10-20 รายการก่อน เพื่อทดสอบสถานะของ Server และความถูกต้องของข้อมูล

การบันทึกข้อมูลลูกค้า

ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทลูกค้าใน myCRM ก่อน โดยเราะจำแนกลูกค้าออกมาอยู่ 3 ประเภท คือ ผู้สนใจ (Lead) ผู้ติดต่อ (Contact) และ บริษัท (Account)

1. ผู้สนใจ (Lead):  ลูกค้าที่สนใจซื้อสินค้าแต่ยังไม่ได้ตัดสินใจซื้อ ณ วันที่ติดต่อเข้ามา โดยลูกค้าประเภทนี้จะให้รายละเอียดเบื้องต้น ทำให้เราต้องติดต่อกลับเพื่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมว่าเป็นใคร มาจากไหน

2. ผู้ติดต่อ (Contact):   ลูกค้าที่เราทราบข้อมูลว่าเป็นตัวแทน พนักงาน หรือเจ้าหน้าที่จากบริษัทหนึ่งที่ต้องการซื้อสินค้า/บริการจากเรา

3. บริษัท (Account):  ลูกค้าประเภทบริษัท (ซื้อในนามบริษัท) โดยอาจะส่งตัวแทนเป็นผู้ติดต่อ มาซื้อสินค้า/บริการ

เพราะการบันทึกข้อมูลลูกค้าแต่ละประเภทมีความแตกต่างกันตามลักษณะของลูกค้า การบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องจะช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การบันทึกผู้สนใจ (Lead)

การบันทึกข้อมูล Lead ควรบันทึกข้อมูลสำคัญ ให้ทราบว่า ลูกค้า เป็นใคร มีข้อมูลติดต่อกลับ และสนใจสินค้าตัวไหนปริมาณเท่าไหร่

โดยไปที่เมนู ผู้สนใจ (Lead) > สร้าง > กรอกข้อมูลที่จำเป็นในแต่ละแท็บ

1.แท็บข้อมูลทั่วไป:  

หัวข้อ ควรกรอกรายละเอียดความต้องการเบื้องต้นของลูกค้า

ชื่อ-นามสกุล อีเมล์ เบอร์โทร

ชื่อบริษัท (ถ้ามี)

2.แท็บรายละเอียด:  

กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเลือกแหล่งที่มาของลูกค้า เพื่อให้ทราบว่ามาจากแหล่งใด เช่น งานสัมนา เว็บไซต์  Facebook เป็นต้น

3.แท็บสินค้าที่สนใจ:  

กดปุ่ม “+” > เพิ่มสินค้า > เลือกสินค้าที่ลูกค้าให้ความสนใจ โดยกรอกราคาขาย และจำนวนที่ลูกค้าต่องการ

ควรกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพราะข้อมูลเหล่านี้จะใช้ประกอบในการออกเอกสารงานขาย ง่ายต่อการติดต่อกับลูกค้าในอนาคต และควรอัปเดตข้อมูลลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ

คัดกรองผู้สนใจ (Lead) ให้เป็น ผู้ติดต่อ (Contact) และบริษัท (Account)

หากต้องการบันทึกข้อมูล ผู้ติดต่อ (Contact) และบริษัท (Account) สามารถทำได้เหมือนกับการบันทึก ผู้สนใจ (Lead) ที่แนะนำในหัวข้อก่อนหน้านี้

สำหรับการคัดกรอง คือ การเปลี่ยนสถานะจาก ผู้สนใจ (Lead) ให้เป็นลูกค้าที่เราทราบข้อมูลว่าเป็นผู้ติดต่อ (Contact) หรือบริษัท (Account) เช่น ผู้สนใจชื่อนาย ก. แท้จริงแล้วเป็นฝ่ายขายของบริษัท ABC จำกัด ต้องการซื้อสินค้าในนามบริษัท

เราก็จะคัดกรองนาย ก. ให้เป็นผู้ติดต่อของบริษัท ABC จำกัดนั่นเอง

โดยกดที่เมนู “ผ่านการคัดกรอง” ของผู้สนใจ (Lead) ที่เราต้องการคัดกรอง > กรอกรายละเอียดชื่อบริษัท และผู้ติดต่อให้เรียบร้อย

เมื่อบันทึกแล้ว ระบบจะสร้างความสัมพันธ์ข้อมูลระหว่าง นาย ก. ที่เป็นผู้ติดต่อ (Contact) ของ บริษัท ABC จำกัด (Account) โดยอัตโนมัติ

การเปิดเอกสารทางการขาย

ผู้ใช้สามารถนำข้อมูลลูกค้าที่บันทึกไว้ไปเปิดเอกสารทางการขายได้เลย โดยใน myCRM มีระบบเอกสารการขายอยู่ 4 ส่วนหลัก ได้แก่

1. ใบเสนอราคา

2. ใบสั่งขาย

3. ใบกำกับภาษีขาย

4. ใบเสร็จรับเงิน (ระบบรับชำระเงิน)

เปิดใบเสนอราคาจากข้อมูลลูกค้า

การเปิดใบเสนอราคาโดยอ้างอิงข้อมูลลูกค้า ข้อดีคือ ผู้ใช้ไม่ต้องบันทึกข้อมูลลูกค้าใหม่ และหากเปิดเอกสารอ้างอิงจากข้อมูลผู้สนใจ (Lead) รายการสินค้าที่บันทึกไว้ก็จะถูกอ้างอิงมาแสดงผลด้วย

โดยกดที่เมนู “เปิดใบเสนอราคา” ของผู้สนใจ (Lead) ที่เราต้องการ  > กรอกรายละเอียดใบเสนอราคาให้ครบถ้วน  (สามารถเปิดเอกสารอ้างอิงข้อมูลผู้ติดต่อ (Contact) และ บริษัท (Account) ได้เช่นกัน)

1.แท็บข้อมูลทั่วไป:

เลือกข้อมูลลูกค้าและผู้ติดต่อ (สามารถเลือกได้จาก ผู้สนใจ (Lead) ผู้ติดต่อ (Contact) และ บริษัท (Account)) ใส่รายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่เอกสาร  วันยืนราคา และเลือกแบบฟอร์มใบเสนอราคา ตามรูปแบบที่ต้องการ

2.แท็บสินค้า:

กดปุ่ม “+” > เพิ่มสินค้า > เลือกสินค้าที่ต้องการแสดงในใบเสนอราคา โดยกรอกราคาขาย และจำนวนที่ลูกค้าต่องการใส่ส่วนลด และการคำนวณภาษีท้ายเอกสาร

กดบันทึกแล้วสามารถ Print เอกสาร หรือดาวน์โหลดเอกสารเป็นไฟล์ PDF ส่งให้กับลูกค้าผ่านอีเมล์ได้เลย

การเปิดใบกำกับภาษี และการรับชำระเงิน

สำหรับการเปิดใบกำกับภาษีใน myCRM วิธีการจะคล้ายกับการเปิดใบเสนอราคาอ้างอิงข้อมูลลูกค้า



โดยกดที่เมนู “เปิดใบกำกับภาษี” ของใบเสนอราคา ที่เราต้องการ  > ระบบจะบันทึกใบกำกับภาษีให้โดยอัตโนมัติ (ผู้ใช้สามารถกดแก้ไขใบกำกับภาษีภายหลังได้)

การรับชำระเงินสามารถทำได้โดยการเลือกใบกำกับภาษีที่ต้องการรับชำระเงิน > กด “รับชำระเงิน” > กรอกจำนวนเงินที่รับชำระ โดยสามารถเลือกเป็นรับชำระเต็มจำนวน หรือบางส่วนก็ได้

เมื่อบันทึกรับชำระเงินแล้ว ผู้ใช้สามารถสั่งพิมพ์ใบเสร็จหรือดาวน์โหลดเป็นไฟล์ PDF ได้เลย

การบันทึกกิจกรรมประกอบการขาย

ในการดำเนินงานจริงของพนักงานขายที่ติดต่อประสานงานกับลูกค้า ต้องมีการบันทึกการนัดหมาย  รายละเอียดการโทรคุยกับลูกค้า และการประสานงานกับลูกค้าเสมอ  โดยใน myCRM มีระบบการบันทึกกิจกรรมควบคู่กับข้อมูลในระบบต่างๆ กิจกรรมในโปรแกรมแบ่งเป็น 6 ประเภท ได้แก่

1. การนัดหมาย

2. โทรศัพท์

3. อีเมล์

4. แฟกซ์

5. จดหมาย

6. งาน (อื่นๆ)

ประโยชน์ของการบันทึกกิจกรรมกับข้อมูลต่างๆ คือ ทำให้ไม่พลาดการนัดหมาย สามารถกลับมาดูข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ทำกิจกรรมกับลูกค้าในอนาคตได้

สามารถทำได้โดย  เปิดรายละเอียดข้อมูลที่ต้องการบันทึกกิจกรรม (ข้อมูลลูกค้า หรือเอกสารงานขาย) > กดปุ่ม “+” แล้วเลือกประเภทกิจกรรมที่ต้องการบันทึก

ผู้ใช้สามารถตั้งค่าให้ระบบแจ้งเตือนการนัดหมาย หรือส่งอีเมล์แจ้งเตือนโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย

เมื่อถึงเวลาที่กำหนดไว้ ระบบจะแจ้งเตือนข้อมูลตามที่เราตั้งค่าไว้ โดยอัตโนมัติ

การดูรายงานออนไลน์

สำหรับรายงานออนไลน์ใน myCRM เราแบ่งเป็น 2 ประเภทหลักๆ ตามลักษณะการใช้งานของผู้ใช้ สามารถดูได้ทั้งในหน้าจอคอมพิวเตอร์ปกติและดูผ่านมือถือได้

1. รายงานแบบแจกแจงข้อมูล

2. รายงานบนมือถือ (iManager)

รายงานแบบแจกแจงข้อมูล

เป็นรายงานรูปแบบเอกสารที่แจกแจงข้อมูลออกมาในแต่ละระบบ โดยในการดูรายงานนั้น ผู้ใช้สามารถคัดกรองรายละเอียดและเงื่อนไขรายงานได้ค่อนข้างละเอียด เช่น คัดกรองตามผู้สร้างข้อมูล  คัดกรองตามวันที่  คัดกรองตามสถานะต่างๆ ได้อย่างมากมาย สามารถพิมพ์รายงานออกมาเป็นไฟล์ PDF ได้อีกด้วย

พนักงานที่ถูกตั้งค่าให้สามารถดูรายงานได้เท่านั้นถึงจะมีสิทธิ์เข้าดูรายงาน การดูรายงานนั้นสามารถเข้าดูได้โดย กดที่ “รายงาน” > เลือกรายงานที่ต้องการดูรายละเอียด

รายงานบนมือถือ (iManager)

รายงานรูปแบบนี้เป็นส่วนเสริมของ myCRM ชื่อว่า iManager เป็นระบบสำหรับผู้บริหาร สามารถดูรายงานออนไลน์ผ่านมือถือได้เลย โดยลักษณะรายงานจะเป็นข้อมูลสรุปตัวเลข และกราฟฟิกสวยงาม และในระบบนี้ยังสามารถอนุมัติเอกสาร ดาวน์โหลดเอกสารงานขาย ออกมาเป็น PDF ได้อีกด้วย

การเข้าดูรายงานผ่าน iManager นั้น สามารถเข้าไปดูได้ผ่าน http://mgr.getmycrm.com/  ผู้ที่สามารถเข้าสู่ระบบไปดูรายงานได้ จะต้องเป็นผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ดูรายงานเท่านั้น

ทั้งหมดนี้เป็นคู่มือการใช้งานเริ่มต้นของ myCRM ยังมีรายละเอียดอีกมากมายเกี่ยวกับโปรแกรมที่ผู้ใช้ควรศึกษาให้ครบถ้วนก่อนการใช้งาน หวังว่าคู่มือนี้จะเป็นจุดเริ่มต้นหรือแนวทางที่ดีในการใช้ myCRM ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

หากต้องการศึกษาคู่มือการใช้งานโดยละเอียดทุกระบบ สามารถดาวน์โหลดคู่มือได้ที่นี่

หรือ นัดหมายเราเพื่อ อบรมการใช้งานออนไลน์ ฟรี!