4 ขั้นตอนการนำโปรแกรม myCRM ไปปรับใช้กับทีมขายให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. กำหนดกระบวนการขายอย่างชัดเจน

ทีมขายส่วนใหญ่จะยึดกระบวนการของโปรแกรมแล้วนำมาเป็นมาตรฐานในการดำเนินงาน ในความจริงทีมขายควรสรรหาวิธีการขายที่เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของตนเองให้ได้ก่อน แล้วค่อยสรรหาหรือนำโปรแกรมมาเป็นส่วนเติมเต็มในการดำเนินงานให้เป็นมาตรฐาน โดยกระบวนการดำเนินงานสำหรับทีมขายอาจกหนดเป็นขั้นตอนง่ายๆ เช่น

ขั้นตอนที่ 1 เมื่อมีลูกค้าสนใจซื้อสินค้าจากการประชาสัมพันธ์หรือสอบถามจากช่องทางต่างๆ พนักงานขายทำการบันทึกข้อมูลผู้สนใจสินค้าในระบบ โดยต้องบันทึกข้อมูลชื่อลูกค้า  รายละเอียดการติดต่อ แหล่งที่มาของลูกค้า ระดับความสนใจสินค้า และรายละเอียดสินค้าที่สนใจ

ขั้นตอนที่ 2 หัวหน้าทีมขายทำการคัดกรอง Lead และเปิดโอกาสทางการขาย เพื่อมอบหมาย Lead ให้กับพนักงานขายแต่ละคน พร้อมทั้งดำเนินการติดต่อลูกค้าเพื่อส่งข้อมูลรายละเอียดสินค้า ออกใบเสนอราคาสินค้า เพื่อปิดการขาย

ขั้นตอนที่ 3 พนักงานขายดำเนินการปิดการขาย แต่ต้องทำการบันทึกข้อมูลกิจกรรมต่างๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินการเพื่อรายงานความคืบหน้าให้กับหัวหน้าทีมขายรับทราบ

ขั้นตอนที่ 4 เมื่อมีการออกเอกสารสำคัญ เช่น ใบเสนอราคา ต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนเสมอ จึงจะสามารถเรียกเก็บเงินและออกใบกำกับภาษีจากลูกค้าได้

ขั้นตอนที่ 5 เมื่อลูกค้าตกลงซื้อสินค้า ให้ทำการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า เมื่อลูกค้าโอนเงินชำค่าค่าสินค้าแล้วให้ออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จ และใบส่งของให้กับลูกค้า จากนั้นให้ส่งเอกสารดังกล่าวให้กับฝ่ายบัญชี เพื่อบันทึกข้อมูลในระบบบัญชีต่อไป

2. กำหนดเงื่อนไขและรายละเอียดต่างๆในแต่ละขั้นตอน

ทีมขายต้องตกลงกันในเรื่องรายละเอียดต่างๆ เพื่อควบคุมการทำงานใหเป็นมาตรฐาน เช่น 

- จำนวนวันเครดิตที่ให้กับลูกค้า

- ยอดขั้นต่ำในการออกบิลขาย

- จำนวน % ของโอกาสความเป็นไปได้ที่จะปิดโอกาสทางการขายสำเร็จ ในแต่ละขั้นตอนการขาย

- เงื่อนไขการมอบหมายลูกค้า ให้กับพนักงานขายรายอื่น

3. ทดลองนำกระบวนการไปใช้กับ myCRM

เมื่อร่างกระบวนการเสร็จสิ้น ทีมขายควรสำรวจโปรแกรมอย่างละเอียดเพื่อตรวจาสอบว่ารองรับกับกระบวนการทำงานหรือไม่ หากไม่รองรับมีส่วนใดหรือไม่ที่ทีมขายสามารถประยุกต์ใช้เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานดำเนินการได้

หากทีมขายไม่มั่นใจเรื่องการรองรับของโปรแกรม ควรสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการ ในกรณีที่ว่าทางผู้ให้บริการอาจจะมีกรณีศึกษาที่ใกล้เคียงกันและให้คำแนะนำในการใช้งานโปรแกรมได้ง่ายขึ้น

4. ฝึกอบรมและเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานเดิม ให้เป็นกระบวนการทำงานใหม่

เมื่อดำเนินการตรวจสอบโปรแกรม และตั้งมาตรฐานในการทำงานได้แล้ว ทีมขายควรอธิบายแนวทางในการทำงานต่างๆอย่างละเอียด และให้เข้าใจตรงกัน 

ถ้าเป็นไปได้ควรพัก หรีอยกเลิกกระบวนการทำงานแบบเดิมชั่วคราวเพื่อปรับมาใช้กระบวนการทำงานใหม่ที่ใช้งานกับโปรแกรม myCRM อย่างเต็มประสิทธิภาพ