สิ่งที่ควรคำนึงถึงก่อนการนำเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กร

1. สำรวจความต้องการของแต่ละหน่วยงาน

หน่วยงานแตกต่างกัน ย่อมมีลักษณะการทำงานและความต้องการทางเทคโนโลยีที่แตกต่างกัน ควรเปิดโอกาสให้แต่ละหน่วยงานได้แสดงความคิดเห็นและนำเสนอเทคโนโลยีที่หน่วยงานตนเองต้องการว่ามีความต้องการเทคโนโลยีประเภทใด และหลังจากการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ในหน่วยงานจะช่วยเพิ่มความสามารถและศักยภาพในส่วนใดบ้าง

2. บูรณาการความต้องการเพื่อกำหนดกรอบมาตรฐาน

ในการทำงานบางประเภทของแต่ละหน่วยงาน อาจจะมีส่วนที่เหมือนหรือคล้ายคลึงกัน เช่น การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเทคโนโลยีสารสนเทศ การส่งข้อมูลผ่านอีเมล การควบคุมการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชันของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ดังนั้นควรมีการคัดเลือกเทคโนโลยีเหล่านั้นให้มีการทำงานในรูปแบบเดียวกัน เพื่อช่วยให้การประสานงานระหว่างหน่วยงามมีมาตรฐานมากขึ้น

3. พิจารณาความเหมาะสมกับ Business Model

รูปแบบการดำเนินธุรกิจที่มีความเฉพาะและแตกต่างกัน ย่อมสรรหาเทคโนโลยีทีจะนำมาปรับใช้ในองค์กรค่อนข้างยาก จึงควรสรรหาเทคโนโลยีที่มีคุณสมบัติใกล้เคียง รองรับ และสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามลักษณะธุรกิจของเราได้

4. ตรวจสอบพื้นฐาน องค์ความรู้ความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี

การนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ในองค์กรถือว่าเป็นเรื่องยากที่จะต้องถ่ายทอดเกี่ยวกับความรู้ความเข้าใจ วิธีการใช้งาน และการบำรุงรักษา ให้กับบุคลากร ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องสำรวจพื้นฐานของบุคลากรโดยรวมว่ามีความเข้าใจและเชี่ยวชาญในการใช้เทคโนโลยีอยู่ในระดับใด ถ้าอยู่ในระดับน้อย ควรมีการจัดอบรมและชี้แจงรายละเอียดและความจำเป็นในการทำเทคโนโลยีมาเพิ่มศักยภาพในการทำงาน

5. การทดแทนความสามารถของบุคลากร

เทคโนโลยีที่ดีควรสามารถทดแทนการทำงานของบุคลากรได้เพียงบางส่วน แต่ไม่ทั้งหมด สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึงอีกอย่างหนึ่งคือ งานบางประเภทที่ต้องการความละเอียดและความรอบคอบพร้อมกับสามัญสำนึกของมนุษย์ เช่น การพิจารณาอนุมัติงบประมาณ เป็นต้น การนำเทคโนโลยีมาทดแทนกระบวนการที่ต้องใช้ความสามารถของบคุลากรถือว่าเป็นเรื่องที่มีความเสี่ยง ดังนั้นการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ควรจะเป็นอะไที่ช่วยแบ่งเบาภาระ และลดเวลาในการทำงานลง

…

ปัจจัยสุดท้ายที่ไม่ควรมองข้ามคือ คุณลักษณะของเทคโนโลยีที่จะนำมาใช้งาน แต่ถ้าเรามองง่ายๆเทคโนโลยีในการใช้งานสำหรับธุรกิจแต่ละประเภทมีคุณสมบัติที่ไม่ค่อยแตกต่างกัน แต่สิ่งที่น่าสนใจคือผู้ให้คำปรึกษาหรือเจ้าของเทคโนโลยีใดที่สามารถให้ข้อมูล ให้คำปรึกษาในการนำเทคโนโลยีไปใช้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพได้ดีกว่ามักจะเป็นตัวเลือกที่ดีเสมอ

ปัจจุบันมีโครงการที่น่าสนใจ ProSMEs แจกโปรแกรมสำหรับธุรกิจใช้ฟรี 2 ปี (ข้อมูลล่าสุดคือมีผู้เข้าร่วมโครงการมากกว่า 2,000 บริษัท) เช่น โปรแกรมบัญชี โปรแกรมเงินเดือน และเว็บไซต์บริษัท ซึ่งถือว่าหาได้ค่อนข้างยากและมีราคาสูงมากในปัจจุบัน

ดูรายละเอียดโครงการได้ที่

http://www.prosmes.com/ArticleInfo.aspx?ArticleTypeID=2270&ArticleID=9840

เรียบเรียงโดย : ฐิติรัตน์ กิณเรศ

หน้าแรก

ข่าวสาร

บทความที่น่าสนใจ