ใช้ Excel หรือโปรแกรมออกใบเสนอราคา แบบไหนเวิร์กกว่ากัน?

การออก ใบเสนอราคา (Quotation) เป็นเรื่องที่หลายๆ ธุรกิจต้องทำเป็นประจำ เพราะเป็นจุดเริ่มต้นของการปิดการขาย หลายคนอาจยังคุ้นเคยกับการใช้ Excel ในการทำใบเสนอราคา แต่ก็มีซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ช่วยให้งานนี้ง่ายขึ้น แล้วแบบไหนดีกว่ากัน? วันนี้เรามาเทียบข้อดี-ข้อเสียให้ดูกันแบบชัดๆ!

ทำใบเสนอราคาด้วย Excel – ง่าย ฟรี แต่เสียเวลามาก?
Excel ถือเป็นเครื่องมือคู่ใจของหลาย ๆ คน เพราะใช้งานง่าย ปรับแต่งได้อิสระ และที่สำคัญคือ "ฟรี!" (ถ้าไม่รวมค่าโปรแกรม Microsoft Office 😆)

ข้อดีของการใช้ Excel
✔ ใช้งานง่าย – ถ้าใช้ Excel เป็นอยู่แล้ว ก็เริ่มทำใบเสนอราคาได้ทันที
✔ ปรับแต่งได้เต็มที่ – ออกแบบฟอร์มเอง ใส่โลโก้ ปรับสี หรือใช้สูตรคำนวณภาษีได้เลย
✔ ไม่ต้องเสียค่าสมัครสมาชิก – เหมาะสำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น

ข้อเสียของการใช้ Excel
❌ เสี่ยงพิมพ์ผิด-คำนวณพลาด – ไม่มีระบบตรวจสอบอัตโนมัติ ถ้าคำนวณพลาด ลูกค้าอาจงง หรือแย่กว่านั้น…ขาดทุน!
❌ เสียเวลาทำเอกสารเยอะ – ถ้าต้องทำใบเสนอราคาหลายฉบับ ต้องมานั่งกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ ซึ่งเสียเวลามาก
❌ จัดเก็บเอกสารยาก – ผ่านไป 6 เดือน ถ้าลูกค้าขอใบเสนอราคาเดิม คุณจะหาเจอไหม? 🤯

โปรแกรมออกใบเสนอราคา – จ่ายเพิ่มแต่ช่วยให้ทำงานเร็วขึ้น!
ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้การออกใบเสนอราคาเป็นเรื่องง่ายขึ้น บางตัวมาในรูปแบบ CRM ที่ช่วยให้ทีมขายทำงานสะดวกขึ้นไปอีก

ข้อดีของโปรแกรมออกใบเสนอราคา
✔ รวดเร็ว ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำๆ – กดไม่กี่คลิก ก็สร้างใบเสนอราคาพร้อมส่งให้ลูกค้าได้ทันที
✔ ลดข้อผิดพลาดในการคำนวณ – มีระบบช่วยคิดเลข ใส่ภาษี คำนวณส่วนลดอัตโนมัติ
✔ มีระบบเก็บเอกสาร ค้นหาง่าย – อยากดูใบเสนอราคาเก่าๆ ไม่ต้องมานั่งไล่เปิดไฟล์ให้ปวดหัว
✔ ช่วยให้ใบเสนอราคาดูเป็นมืออาชีพ – ฟอร์มสวย ดูน่าเชื่อถือ ส่งไฟล์ PDF ได้ทันที

ข้อเสียของโปรแกรมออกใบเสนอราคา
❌ มีค่าใช้จ่าย – บางตัวอาจมีค่าสมัครรายเดือน/รายปี แต่ถ้าคิดว่าแลกกับเวลาที่ประหยัดไป ก็ถือว่าคุ้ม
❌ ต้องใช้เวลาศึกษาการใช้งาน – แต่ส่วนใหญ่โปรแกรมสมัยนี้ใช้ง่ายมาก ใช้ไปสักพักก็คล่อง

แล้วแบบไหนเหมาะกับธุรกิจของคุณ?
Excel เหมาะกับ
🔹 ธุรกิจที่ทำใบเสนอราคาแค่บางครั้ง
🔹 ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้น และต้องการลดต้นทุน

โปรแกรมออกใบเสนอราคาเหมาะกับ
🔹 ธุรกิจที่ต้องออกใบเสนอราคาบ่อยๆ และต้องการความรวดเร็ว
🔹 ทีมขายที่ต้องทำงานร่วมกันหลายคน และต้องการระบบเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบ
🔹 ธุรกิจที่ต้องการความเป็นมืออาชีพ และลดความผิดพลาด

ถ้าคุณต้องการ ความยืดหยุ่นและไม่มีค่าใช้จ่าย Excel อาจเป็นตัวเลือกที่ดี แต่หากคุณต้องการ ความแม่นยำ รวดเร็ว และระบบจัดการที่มีประสิทธิภาพ การใช้ซอฟต์แวร์สำหรับออกใบเสนอราคาจะช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้ง่ายขึ้น หากคุณกำลังมองหาโปรแกรมออกใบเสนอราคาที่ใช้งานง่าย ลองพิจารณา myCRM ซึ่งช่วยให้คุณสร้างใบเสนอราคาได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งออกเอกสารครบวงจรและมีฟีเจอร์ CRM ที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้อย่างมืออาชีพ

ทดลองใช้งานโปรแกรม myCRM ฟรี 60 วัน ได้ที่ ➤➤ https://app.getmycrm.com/Member/Register
สอบถามข้อมูลและขอคำแนะนำการใช้งาน โทร : 081-359-7685, 062-310-6964 / Email : support@getmycrm.com

หน้าแรก

ข่าวสาร

บทความที่น่าสนใจ