12 เหตุผลที่ไม่ควรใช้ Excel Spreadsheet ในการจัดการงานขาย
1. ข้อมูลดีลสำคัญหายได้ง่ายๆ
ลองนึกดูว่าถ้ามีดีลใหญ่ที่มีผู้ใหญ่อุตส่าห์ใช้คอนเนคชั่นหามาให้ได้และส่งให้พนักงานขายไปติดต่อลูกค้า แล้วปรากฎว่าเผลอลบออกจาก Excel ไป จะด้วยความตั้งใจ (เพื่อจะได้ไม่ถูกตามความคืบหน้า) หรือไม่ตั้งใจก็ตาม และบริษัทก็ได้สูญเสียโอกาสทางธุรกิจอันสำคัญไปเรียบร้อยแล้ว ซึ่งปัญหานี้จะไม่เกิดหากเราใช้ระบบ Sales CRM ที่จะจัดเก็บข้อมูลและป้องกันการลบหรือแก้ไขจากผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต และหากมีแก้ไขก็สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ (Audit) ว่าใครที่เป็นคนทำการแก้ไขข้อมูลดังกล่าว
2. ข้อมูลถูกเก็บกระจัดกระจายหลายที่
ข้อมูลติดต่อลูกค้าอาจจะเก็บอยู่สมุดนามบัตรของพนักงานคนนึง อีเมลที่ลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้ออยู่อาจจะอยู่ในโฟลเดอร์ของระบบอีเมลจากอีกคนนึง ไฟล์ใบเสนอราคาล่าสุดอาจจะอยู่ใน Google Drive ของทีมซับพอร์ตอีกคนนึง โน๊ตที่จดไว้ว่าลูกค้าขอแก้ไขใบสั่งซื้ออาจจะอยู่สมุดอีกเล่มนึง ซึ่งเหล่านี้คือสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในชีวิตประจำวันของทีมขาย ซึ่ง Excel ไม่สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่เดียวได้ ทำให้ยากต่อการค้นหาและการทำงานร่วมกันเป็นทีม
3. สร้างรายงานขายแต่ละครั้งช่างยากเย็น
หลายองค์กรต้องมีมอบหมายให้คนหนึ่งคนทำหน้าที่รวบรวม Sales Pipeline จากทีมขายทุกคน อาจจะสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง ซึ่งรวมไฟล์แต่ละครั้งก็ต้องใช้เวลาหลายวัน ไหนจะต้องคอยติดตามให้ทีมขายทุกคนส่งข้อมูลมา และเนื่องจากข้อมูลถูกเก็บอยู่อย่างกระจัดกระจายและไม่เป็นมาตรฐานใน Excel ซึ่งถูกใช้และแก้ไขมาเรื่อยๆโดยคนหลายๆคน ทำให้รูปแบบ เนื้อหาต่างๆ ยากต่อการนำมารวมและทำให้ถูกต้องและเป็นมาตรฐานเพื่อนำมาสร้างรายงานการขาย และหลายครั้งเมื่อทำเสร็จแล้วก็อาจมีการแก้ไขที่ไฟล์ต้นทางอีก ทำให้ต้องมีการแก้ไขแก้มาไม่รู้จบ ทำให้รายงานการขายล่าช้าและไม่สมบูรณ์ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจการผู้บริหารในการตอบสนองต่อลูกค้า
4. ไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ เมื่อข้อมูลถูกแก้ไข (No audit trails)
ที่พบบ่อยที่สุดคือมูลค่าดีลที่ตอนเข้ามาอยู่ใน Sales Pipeline แรกๆ มูลค่ามักจะสูง แต่พอเวลาผ่านไปพอเซลล์เห็นท่าไม่ดีก็เริ่มลดมูลค่าดีลลงด้วยการเข้าไปเปลี่ยนแปลงตัวเลขซะเลย (วันแรกบอก 5 แสน ถึงวันปิดการขายเหลือ 5 หมื่น) ซึ่งก็สามารถทำได้ง่ายและยากต่อการตรวจสอบ ซึ่งอีกกรณีที่พบบ่อยคือ วันที่คาดว่าจะปิดการขาย (ถามครั้งแรกบอกปิดได้สิ้นเดือนนี้ พอถึงสิ้นเดือนขอขยับไปอีกเดือน) ซึ่งมักจะถูกเปลี่ยนแปลงไปทำให้ผู้บริหารไม่สามารถคาดการณ์ยอดขายและกระแสเงินสดได้อย่างถูกต้อง ซึ่งส่งผลต่อสภาพคล่องทางการเงินของธุรกิจ
5. ไม่รู้เลยว่ามีกิจกรรมอะไรขึ้นในดีลบ้าง
6. รวบรวม Sales Pipeline แต่ละครั้งช่างลำบากและนาน
สมมติถ้าบริษัทมีเซลล์สัก 10 คน นั่นหมายความในการรวบรวม Sales Pipeline ในแต่ละครั้่งก็คือการรวมไฟล์ Excel Spreadsheet 10 ไฟล์จากคน 10 คน ที่ฟอร์แมตของข่้อมูลจะอาจถูกเปลี่ยนทำให้การรวมกันทำได้อย่างยากลำบาก และเมื่อรวมเสร็จก็ต้องตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง ซึ่งถึงแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลทางผู้รวบรวม (มักจะเป็น Manager ไม่ก็ Sales Admin) ก็ยากจะที่ตรวจสอบได้
7. การทำงานร่วมกันแบบทีมทำได้ยาก
8. ข้อมูลทุกอย่างต้องกรอกด้วยมือ
เซลล์ควรใช้เวลากับงานขาย ไม่ใช่งานแอดมิน ซึ่งการกรอกข้อมูลทุกอย่างลง Excel ด้วยมือนั้นคือสิ่งที่เสียเวลาเซลล์เป็นที่สุด ซึ่งหากยิ่งต้องให้เซลล์คอยกรอกข้อมูลใส่ Excel ทุกครั้งเมื่อมีการคุยอีเมลกับลูกค้าเพื่ออัปเดตให้หัวหน้าทีมรับรู้นั้นควรจะสามารถจัดการด้วยวิธีอัตโนม้ติเพื่อให้เซลล์ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับงานขายเพื่อสร้างรายได้ให้กับบริษัท และ Automate งาน ยิ่งทุกวันนี้ลูกค้ามุ่งหวัง (Sales Lead) เข้ามาจากหลากหลายช่องทาง เช่น LINE@ (Official Account), Facebook Page Chat (Messenger), อีเมล, ข้อมูลการ Web Form บนเว็บไซต์ ซึ่งหากทุกครั้งที่มีลูกค้ามุ่งหวังใหม่และต้องมีคนคอยกรอกข้อมูลเข้าสู่ Excel ด้วยมือทุกครั้ง ย่อมใช้เวลาและความพยายามมากและมีโอกาสเกิดความผิดพลาดและความเสี่ยงที่สูญเสียข้อมูลลูกค้ามุ่งหวัง (ที่ต้องใช้ต้นทุนจำนวนมากกว่าจะได้มาแต่ละราย)
9. ขาดการแจ้งเตือนข้อมูลสำคัญ
Excel Spreadsheet เป็นระบบออฟไลน์แถมไม่อัปเดตข้อมูลเรียลไทม์ ถึงแม้จะนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ก็ไม่ทราบข้อมูลอัปเดตล่าสุดอยู่ดี นอกเหนือจากนี้ ดีลขายที่สำคัญจำเป็นจะต้องมีระบบแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเส้นตายที่ลูกค้ากำหนดให้ส่งสัญญา หรือเตือนเมื่อลูกค้าผิดการชำระหนี้ ซึ่งมีผลกระทบสูงต่อบริษัท เราจึงต้องการระบบที่สามรถแจ้งเตือนผ่านอีเมลหรือ Line ได้ความสะวดกและรวดเร็วในการตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด
10. ยากต่อการสร้างกระบวนการขายมาตรฐาน
11. เมื่อเซลล์ลาออก ข้อมูลทั้งหมดก็ออกตามเซลล์ไปด้วย
12. ไม่มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ
ข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวกับดีล หากสูญหายไปก็จะสร้างความเสียหายอย่างมาก เช่น สัญญาที่เซ็นกันไปแล้ว ใบเสนอราคาล่าสุด ข้อตกลงเงือนไชต่างๆ ที่ลูกค้าหรือบริษัทเรารับปากลูกค้าไป ข้อมูลเบอร์ติดต่อลูกค้าคนสำคัญ ข้อมูลเหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญที่สมควรมีระบบจัดเก็บสำรองข้อมูลเพื่อปิดความเสี่ยงเรื่องข้อมูลธุรกิจสูญหายไป
ที่มา: Wisible
